Dropbox, як сервіс, чудово підходить для синхронізації ваших файлів і папок між пристроями та членами команди.

Завантаження файлів, таких як документи, може дозволити кільком людям отримати доступ до цієї інформації, і залежно від наданих їм дозволів вони можуть редагувати ці файли.

З різних причин, у тому числі з міркувань безпеки, ви можете перевірити журнали або звіти цих файлів.

Dropbox дійсно надає вам варіанти, коли справа доходить до перегляду історії файлів і папок.

Давайте розберемо це разом, крок за кроком.

Як переглянути журнали Dropbox? (Крок за кроком)

1. Перевірте свій журнал подій

” alt=”Жінка з ноутбуком” width=”0″ height=”0″ class=”alignnone size-full wp-image-1030″ />

Ви повинні перевірити журнал подій, коли вам потрібно перевірити всі події у вашому обліковому записі.

Ці події включають будь-які зміни, внесені до файлів, додані файли, видалені файли, надані дозволи, видалені дозволи, спільні файли та переміщені файли.

1. Відкрийте браузер і перейдіть на сторінку www.dropbox.com/events.
2. Увійдіть у свій обліковий запис.
3. Перевірте журнал на наявність подій, а також дату й час події.

Перейшовши на сторінку подій, у вас є кілька варіантів.

У центрі вашого екрана деталізуються всі останні події для всього вашого облікового запису.

Щоб точно налаштувати події та знайти потрібну подію, подивіться праворуч на екрані.

Вам надається спадне меню параметрів подій, а також засіб вибору дати.

Ви не побачите інформацію про вхід або які файли були завантажені з цими журналами.

2. Перегляньте Журнал активності

Журнал активності надає вам доступ до кількох різних типів активності у вашому обліковому записі.

Ви зможете побачити, які файли чи папки було додано, видалено, відредаговано, переміщено, перейменовано чи перемотано.

Ви навіть можете вибрати, який саме вид діяльності ви б хотіли бачити.

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com.
2. Натисніть увійти, щоб увійти у свій обліковий запис.
3. У нижньому правому куті екрана натисніть на діяльність вкладка (розташована на правій бічній панелі).
4. Ви побачите історію своїх останніх дій

Якщо ви ввімкнули інформацію про перегляд, ви зможете побачити, хто переглядав файл і чи хтось зараз переглядає цей файл.

Журнал активності — це спрощена версія журналу подій, до якої легше отримати доступ.

Журнал активності не надає вам останніх даних для входу або пов’язаних облікових записів.

Приємно в журналі активності те, що він знаходиться з Всі файли вкладку, розташовану в розділі Головна.

Ви не побачите історію будь-яких змін, якщо файл було завантажено та відредаговано за межами Dropbox.

Власники файлів і люди, які мають Можна редагувати отримати доступ до перегляду всіх файлів.

Люди, які мають Можна переглядати access не бачить активність файлу.

3. Перегляньте журнал підключених пристроїв

Ви можете переглянути журнали безпеки щодо того, які пристрої зараз підключені до вашого облікового запису або який браузер підключився.

1. Відкрийте браузер і перейдіть на сторінку www.dropbox.com/account.
2. Перейдіть на вкладку Безпека.
3. Дивіться розділ Веб-браузер для інформації про:
   • Тип підключеного браузера.
   • Місце входу.
   • Коли відбувся вхід.
   • Наведіть курсор на малечу “ i”щоб побачити IP-адресу.
4. Прокрутіть униз до Пристрої розділ, щоб побачити:
   • Ім’я окремого пристрою.
   • Розташування пристрою.
   • Коли пристрій підключено до вашого облікового запису.
   • Наведіть курсор на малечу “ i”щоб побачити IP-адресу.
5. Див Підключені програми розділ для інформації про програми, які мають дозвіл переглядати вашу інформацію Dropbox.

Якщо ви бачите пристрій або веб-переглядач, які виглядають неправильно, переконайтеся, що ви перейшли до журналу подій або журналу активності, щоб перевірити, чи не було внесено небажаних змін.

Також обов’язково змініть пароль і ввімкніть двоетапну перевірку.

Що ви можете робити з обліковим записом компанії?

1. Інформаційна панель Business Insights

Інформаційна панель Business Insights надає важливу інформацію про діяльність вашої команди, а також ярлики для найважливіших і часто використовуваних дій адміністратора.

Інформаційна панель дозволяє знайти члена команди за ім’ям, прізвищем або електронною адресою.

Перегляньте кількість поточних учасників, запрошення, що очікують на розгляд, кількість ліцензій, що залишилися, і учасників, які нещодавно приєдналися.

Ви можете запрошувати нових учасників і надсилати нагадування всім, хто має незавершені запрошення приєднатися до команди.

Ви можете додавати ліцензії за потреби та отримувати сповіщення про процес.

Інформаційна панель також дає вам можливість дізнатися, наскільки команда використовує Dropbox.

Ці дані включають:

• Вміст і спільні папки від незавершених і приєднаних учасників.
• Вміст і спільні папки видалених учасників із даними, які можна перенести.
• Активні та архівні командні папки.

Знайдіть інформаційну панель Business Insights

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com і ввійдіть, використовуючи облікові дані адміністратора.
2. На лівій бічній панелі натисніть Консоль адміністратора.
3. Натисніть Статистика на бічній панелі.

2. Командна діяльність

Консоль адміністратора надає вам інформацію про те, як ваша команда використовує Dropbox.

Ви можете побачити членів команди, які виконали дії протягом останніх 28 днів.

Це включає доступ до облікового запису, додавання файлів, редагування файлів, перегляд файлів і обмін файлами.

Отримайте доступ до загального обсягу пам’яті, який використовує ваша команда.

Консоль адміністратора надає вам кількість спільних посилань і кількість спільних папок із принаймні двома учасниками, які діяли протягом останніх 28 днів.

Дізнайтеся, на яких комп’ютерах і пристроях вашої команди здійснювався вхід і якісь дії протягом останніх 28 днів.

Щоб переглянути діяльність команди

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com і ввійдіть, використовуючи облікові дані адміністратора.
2. На лівій бічній панелі натисніть Консоль адміністратора.
3. Натисніть Діяльність.
4. Відфільтруйте результати, щоб переглянути активність, яку ви хочете переглянути.

Фільтрування дій

1. Щоб відфільтрувати дії, натисніть «Додати діяльність».
   • Ви можете фільтрувати за діапазоном дат, людьми, вмістом або діяльністю.
2. Введіть діапазон дат, щоб переглянути дії протягом зазначеного періоду.
3. Натисніть учасників, а потім введіть ім’я, щоб переглянути їхні останні дії.
4. Скануйте файли, папки або паперові документи, додавши ключове слово поруч із Зміст.

Ви отримуєте доступ до даних користувачів лише після 2017 року або кожного разу, коли створили обліковий запис.

Якщо ваша команда Dropbox Business нова, дані будуть заповнюватися в міру виконання дій.

3. Журнали діяльності та звіти

Адміністратори можуть переглядати багато різних подій у звітах про діяльність (журналах) із Консолі адміністратора.

Адміністратори можуть бачити програми, які використовуються, а також будь-які зроблені коментарі.

Вони можуть бачити, які пристрої та домени мають доступ до файлів або папок.

Вони можуть бачити будь-які запити файлів, логіни та паролі, які використовуються.

Адміністратори можуть переглядати групи, учасників, командні папки, командні політики та профілі команд у звіті про діяльність.

У ньому навіть детально описано, хто має двофакторну автентифікацію, а хто ні.

Окрім цієї інформації, кожна подія містить точну дату й час, коли відбулася дія, який учасник ініціював дію, деталі події та місце дії користувача.

Як створити та експортувати звіт про діяльність

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com і ввійдіть, використовуючи облікові дані адміністратора.
2. На лівій бічній панелі натисніть Консоль адміністратора.
3. Натисніть Діяльність.
4. Використовуйте фільтри, щоб вибрати тип інформації та діапазон дат, які ви хочете експортувати.
5. Натисніть, щоб створити звіт.

Ви отримаєте електронний лист із файлом CSV під назвою Звіти Dropbox Business коли звіт буде готовий.

4. Звіти про діяльність команди

Деякі адміністратори Dropbox Business можуть бачити, як певні дані передаються всередині та за межами організації.

Адміністратори можуть бачити, коли хтось створює спільну папку, приєднується до папки, видаляє когось із папки чи запрошує когось до папки.

Якщо право власності передано, дозволи змінено або папки переміщено, адміністратор також отримає доступ до цієї інформації.

Адміністратори можуть бачити не лише папки, вони також мають доступ до такого ж доступу на рівні файлів.

Адміністратори мають доступ у будь-який час, коли файл додається, завантажується, редагується, переглядається, видаляється, відновлюється, переміщується, копіюється або відкочується.

Щоб переглянути активність обміну

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com і ввійдіть, використовуючи свої облікові дані адміністратора.
2. На лівій бічній панелі натисніть Консоль адміністратора.
3. На сторінці активності ви можете знайти спільні події з іншими типами подій.
4. Щоб відфільтрувати лише події спільного доступу, виберіть Спільний доступ у спадному меню.

Як дізнатися, який у вас план Dropbox

Плани Dropbox доступні в двох варіантах: Dropbox Consumer і Dropbox Business.

Облікові записи Dropbox Business іноді називають обліковими записами групи.

Ваш тип плану визначає ваші можливості під час перегляду історії або звітів.

Визначте тип плану Dropbox

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com.
2. Натисніть «Увійти» у верхньому правому куті екрана.
3. У верхньому правому куті екрана натисніть зображення свого профілю.
4. Натисніть Налаштування.
5. Ви можете знайти свій тип плану в:
   • Вкладка Загальне
   • Вкладка плану

На вкладці «Загальні» ви побачите поточний план, а також наступний план над ним.

На вкладці «План» буде показано ту саму інформацію, а також кількість пам’яті, що залишилася у вашому поточному плані.

Оновіть індивідуальний обліковий запис до бізнес-облікового запису

Бізнес-план Dropbox зменшує ризик втрати даних або створення кількох копій.

Він забезпечує безпеку файлів, вимагаючи окремої інформації для входу для кожного члена команди.

Це полегшує видалення дозволів, коли учасники більше не є частиною команди.

Члени команди можуть зберігати особисті та бізнес-файли окремо.

Кроки для оновлення до бізнес-облікового запису

1. Оновіть свій обліковий запис до Dropbox Business.
2. Перейдіть на сайт www.dropbox.com і ввійдіть, використовуючи облікові дані адміністратора.
3. На лівій бічній панелі натисніть Консоль адміністратора.
4. Відкрийте сторінку «Учасники» та натисніть «Запросити учасників».
5. Введіть електронні адреси людей, яких ви хочете запросити.
6. Натисніть Запросити до команди.

Якщо інші учасники мали доступ до вашого облікового запису Dropbox до оновлення, вам слід скинути пароль.

Таким чином вони не матимуть доступу до консолі адміністратора, і їм доведеться створити пароль для свого облікового запису.

Повернутися від Dropbox Business до облікового запису користувача

Як конвертувати обліковий запис члена команди

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com і ввійдіть, використовуючи облікові дані адміністратора.
2. На лівій бічній панелі натисніть Консоль адміністратора.
3. Відкрийте сторінку «Учасники» та клацніть значок шестірні біля імені особи, яку ви хочете видалити.
4. Виберіть Видалити учасника.
5. Натомість натисніть Перетворити на індивідуальний обліковий запис Dropbox Basic.
6. Виберіть Перетворити обліковий запис.

Як перетворити адміністратора на індивідуальний обліковий запис і зберегти команду

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com і ввійдіть, використовуючи облікові дані адміністратора.
2. Якщо є лише один адміністратор, обов’язково додайте іншого адміністратора.
3. Оновіть свій обліковий запис до Dropbox Business.

Як перетворити адміністратора на індивідуальний обліковий запис і знизити рівень команди

1. Перейдіть на сайт www.dropbox.com і ввійдіть, використовуючи облікові дані адміністратора.
2. На лівій бічній панелі натисніть Консоль адміністратора.
3. У списку ліворуч виберіть Платежі.
4. Виберіть причину скасування та виберіть Продовжити скасування.
5. Позначте всі поля, щоб підтвердити наслідки скасування.
6. Прокрутіть вниз і виберіть Повне скасування.
7. Обліковий запис буде перетворено на Dropbox Basic наприкінці поточного платіжного циклу.

Висновок

Dropbox пропонує легкість і зручність завантаження та доступу до файлів і папок з усього світу.

Це дозволяє організаціям і людям безпечно ділитися своїми файлами та папками.

Щоб забезпечити цю безпеку, Dropbox увімкнув доступ до багатьох різних типів журналів і звітів.

Особисті облікові записи мають доступ до власного журналу подій і звітів про діяльність.

Особистий обліковий запис може бачити, які пристрої та браузери мають доступ до його облікового запису, а також будь-які зміни, внесені до файлів і папок.

Бізнес-плани дають адміністраторам ще більше доступу до докладніших журналів і звітів.

Адміністратори можуть контролювати майже кожен аспект свого облікового запису Dropbox.

Будь-які зміни, внесені до файлів або папок, включаючи редагування, видалення або спільний доступ, буде записано та включено до звіту.

Пам’ятайте про це, коли наступного разу будете переглядати файли чи папки бізнес-облікового запису Dropbox.